วันพุธที่ 22 ตุลาคม พ.ศ. 2557

เเบบฝึกหัดบทที่ 5

เเบบฝึกหัดบทที่ 5 
เรื่อง การจัดการสารสนเทศ


กระบวนการจัดการสารสนเทศ 



1. จงอธิบายความหมายของการจัดการสารสนเทศ
ตอบ การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลักต่างๆ ในการจัดหา การจัดโครงสร้า การควบคุม ผลิต การเผยเเพร่และการใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์การทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมีเเหล่งกำเนิดภายในหรือภายนอกองค์การ
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง กระบวนการดำเนินงาน เช่น ทำดรรชนี การจัดหมวดหมู่ การจัดเเฟ้มการทำรายการเพื่อการเข้าถึงเอกสารหรือสรสนเทศที่มีการบันทึกไว้ในรูปเเบบต่างๆตั้งแต่จดหมายเหตุ(Archive)เชิงประวัติ ถึงข้อมูลดิจิทัล
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การดำเนินการกับสารสนเทศในระดับองค์การ ได้เเก่ การวางเเผนการ จัดสรรงบประมาณ การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดเจ้าหน้าที่ การกำหนดทิศทาง การฝึกอบรม และการควบคุมสารสนเทศ
กล่าวโดยสรุป คือ การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การผลิต การจัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยเเพร่ สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสรสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การโดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพราะเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้นมินนโยบาย หรือ กลยุทธ์ระดับองค์การในการจักการสารสนเทศ


2. การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลและต่อองค์กรอย่างไร
ตอบ
 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล 

      ในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษาและการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคลรวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวันบุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหบายด้านเพิื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น มีความก้าวหน้า และมีความสนุข อาทิต่องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล การดูแลอาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ มีความรู้ความสามารถที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม จึงจำเป็นต้องคัดกรองกสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายเเหล่งเพิ่มจัดเก็บ จัดทำระบบ และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบถคคลแต่ละคน สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ตืดต่อกับสถานศึกษาในระะบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์ และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับรริหารและระดับปฏิบัติการการจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์กร
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่องค์กรการในด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฏหมาย ดังนี้
      1)ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนเเปลงอย่างรวดเร็ว และมีการเเข่งขั้นกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคาะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหาการตัดสินใจ ากรกำหนดทิศทางขององค์การ ให้สามารถเเข่งขันกับองค์การคู่เเข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศที่เหมาะสม ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกิบภารกิจตามหน้าที่ ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ ความจำเป็นที่ต้องมีการออกเเบบระบบการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย ากระบวนการและกฏระเบียบ เพื่อจัดการสารสนเทศให้เมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็ระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
      2)ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะเป็นทั้งการเพิมประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงานและหลักฐานที่บันทึการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระเเสงานหรือขึ้นตอน จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น กัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่าองค์การ รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น เป็นารสนเทศที่ช่วยหน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล และจัดอย่างเป็นระบบเพิ่มให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการสารสนเทศทีแม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์
3)ความสำคัญด้านกฏหมาย การจัดสรรสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฏหมาย กฏ ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากน่วยงานภายในองค์การ หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฏหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานราชการ เช่น กรมสรรพากร การมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้อน เพื่อเป็นการเเสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง และเป็นไปตรมกฏหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน ท้งนี้ เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฏหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ


3. พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศเเบ่งออกเป็นกี่ยุค อะไรบ้าง
ตอบ 
พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศเเบ่งออกเป็น 2 ยุค ได้เเก่
     1) การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ
     2) การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์


4.จงยกตัวอย่างการจัดการสารสนเทศที่นิสิตใช้ในชีวิตประจำวันมา อย่างน้อย 3 ตัวอย่าง
ตอบ 1. การใช้บริการ ฝาก-ถอนเงิน ผ่านตู้ ATM
       2. การใช้โทรศัพท์เคลือนที่ หรือ โทรศัพท์มือถือในการติดต่อสื่อสาร
       3. การเล่นอินเตอร์เน็ต

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น